Versiunea 1.2 · Ultima actualizare: 14 octombrie 2026 · În vigoare de la: 11 octombrie 2026

Acest acord se încheie conform art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”). Face parte integrantă din Termenii și condițiile e-gata și se acceptă la activarea abonamentului.

1. Părțile și rolurile

• Operatorul: Clientul care a activat abonamentul (denumirea și CUI-ul de pe proformă).
• Persoana împuternicită: Secure IT Solutions SRL, CUI RO20624157, sediul în Str. Pescărușului nr. 4, bl. D4, sc. B, et. 4, ap. 29, Sector 2, București, care operează e-gata.ro („e-gata”).

e-gata prelucrează, ca persoană împuternicită, datele personale pe care vizitatorii site-ului Clientului le transmit prin formularele site-ului (inclusiv, pe pachetul Creștere, prin păstrarea cererilor din formularul de contact în CRM-ul instalat pe site-ul Clientului) și, pe pachetul Creștere, prin chatbot sau prin formularele de lead din reclamele administrate. Prelucrarea se face exclusiv în numele Clientului și pe baza instrucțiunilor lui.

Acordul nu acoperă datele reprezentanților Clientului, pe care e-gata le prelucrează ca operator, conform Politicii de confidențialitate.

2. Descrierea prelucrării

3. Obligațiile e-gata

e-gata se obligă:

1. să prelucreze datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului: acest acord, configurarea formularelor și cererile pe email, inclusiv cele privind transferurile în afara SEE. Dacă o instrucțiune încalcă GDPR, e-gata îl informează pe Client;
2. să se asigure că persoanele autorizate să prelucreze datele sunt obligate la confidențialitate;
3. să aplice măsurile de securitate din Anexa 1 (art. 32 GDPR);
4. să respecte condițiile pentru sub-împuterniciți (secțiunea 5);
5. să îl asiste pe Client în răspunsul la cererile persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție). Cererile primite direct de e-gata se transmit Clientului fără întârziere, în cel mult 5 zile lucrătoare;
6. să îl asiste pe Client în privința securității, a notificării încălcărilor, a evaluării de impact și a consultării prealabile (art. 32–36 GDPR), ținând cont de natura prelucrării;
7. să notifice Clientul fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore de la constatarea unei încălcări a securității datelor, cu informațiile disponibile: natura incidentului, categoriile și numărul aproximativ de persoane vizate, consecințele probabile și măsurile luate. Informațiile suplimentare se transmit pe măsură ce devin disponibile;
8. să șteargă datele prelucrate în numele Clientului în cel mult 30 de zile de la încetarea contractului, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea lor. La cererea Clientului făcută înainte de încetare, e-gata îi returnează datele într-un format uzual (CSV sau JSON). Cererile din CRM (Creștere) se păstrează până la finalul celor 30 de zile de la încetare: în acest interval Clientul poate cere exportul lor în CSV, iar la final se șterg;
9. să pună la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR și să permită audituri rezonabile: cu notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile, cel mult o dată pe an, pe cheltuiala Clientului și fără acces la datele altor clienți. Un raport scris, cu răspunsuri la un chestionar de securitate, poate înlocui auditul la fața locului;
10. să nu folosească datele pentru scopuri proprii, inclusiv pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială.

4. Obligațiile Clientului

Clientul:

1. stabilește temeiul legal al prelucrării și informează vizitatorii prin politica de confidențialitate a site-ului său. e-gata pune la dispoziție un model, pe care Clientul îl verifică și îl adaptează;
2. răspunde de legalitatea instrucțiunilor și a datelor pe care decide să le colecteze;
3. răspunde la cererile persoanelor vizate, cu asistența e-gata;
4. folosește datele primite de la vizitatori conform GDPR. De exemplu, nu le folosește pentru marketing fără temei legal;
5. dacă cere cookie-uri de analiză sau marketing pe site-ul său, acceptă afișarea unui banner de consimțământ configurat de e-gata.

5. Sub-împuterniciți

5.1. Clientul acordă o autorizare generală pentru sub-împuterniciții din Anexa 2.

5.2. e-gata îl informează pe Client pe email despre orice adăugare sau înlocuire, cu cel puțin 15 zile înainte. Clientul se poate opune motivat în acest termen. Dacă nu se găsește o soluție, Clientul poate înceta contractul fără penalități, inclusiv în perioada minimă a pachetului, fără să datoreze lunile rămase, și primește partea neutilizată din luna plătită.

5.3. e-gata le impune sub-împuterniciților obligații de protecție a datelor echivalente cu cele din acest acord și răspunde față de Client pentru acțiunile lor.

6. Transferuri în afara SEE

e-gata prelucrează și stochează datele, cu prioritate, în SEE. Dacă un sub-împuternicit din Anexa 2 implică un transfer în afara SEE, transferul se face numai pe baza unei decizii de adecvare (inclusiv EU-US Data Privacy Framework, pentru furnizorii certificați) sau a clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene (Decizia (UE) 2021/914).

7. Răspunderea

Răspunderea pentru prejudiciile cauzate prin încălcarea GDPR se stabilește conform art. 82 GDPR. În relația dintre părți se aplică limitările din Termeni, în măsura permisă de lege.

8. Durata

Acordul se aplică pe durata contractului și, după încetare, până la ștergerea sau returnarea datelor (secțiunea 3 pct. 8).

Anexa 1: Măsuri tehnice și organizatorice (art. 32 GDPR)

Confidențialitate

• Conexiuni criptate HTTPS/TLS 1.2+ pentru site-uri, formulare și panourile de administrare.
• Acces la sisteme doar pentru persoanele autorizate, cu autentificare puternică (chei SSH, autentificare în doi pași) și pe principiul celui mai mic privilegiu.
• Mesajele din formulare se trimit Clientului pe email, iar în sistemele e-gata se păstrează doar pe durata din secțiunea 2.
• CRM-ul (Creștere) e accesibil doar prin HTTPS, cu cont și parolă create pentru Client; fiecare Client are propriul CRM, pe propriul site, fără acces la datele altor clienți.
• Serverele proprii ale e-gata sunt în România. Generatorul de site-uri rulează izolat, într-un container separat, și e expus doar printr-un tunel securizat (Cloudflare Tunnel).

Integritate și disponibilitate

• Actualizări periodice de securitate.
• Copii de siguranță regulate, criptate, cu restaurare testată.
• Protecție anti-spam și anti-abuz pe formulare (Cloudflare Turnstile, limitarea numărului de cereri).
• Jurnalizarea accesului administrativ.

Minimizare și ștergere

• Formularele cer doar câmpurile necesare.
• Ștergere automată la termen (90 de zile pentru formulare, 7 zile pentru chatbot); datele din CRM se șterg la 30 de zile de la încetarea contractului.
• Notificările interne se trimit pe email, prin serverul de email propriu al e-gata (mail.e-gata.ro), găzduit la furnizorul din Anexa 2; nu folosim aplicații de mesagerie terțe pentru ele.

Organizatorice

• Obligație de confidențialitate pentru orice persoană cu acces.
• Procedură de răspuns la incidente, cu notificarea Clientului în 48 de ore.
• Procedură pentru cererile persoanelor vizate.
• Revizuirea anuală a măsurilor.

Anexa 2: Sub-împuterniciți autorizați

Lista actualizată se publică pe această pagină. Modificările se anunță conform secțiunii 5.